En hovedby er normalt den by i en kommune i en storby en region en provins eller delstat hvor den overordnede administra

En hovedby er normalt den by i en kommune, i en storby, en region, en provins eller delstat, hvor den overordnede administrative forvaltning findes, dvs. hvor forvaltningschefen/borgmesteren eller områdets styrende organ befinder sig. En hovedstad er hovedbyen i et land, men er ikke nødvendigvis af den grund også regeringssædet, som det f.eks. er tilfældet med Amsterdam og Den Haag i Holland. Det er heller ikke nødvendigvis den største eller mest folkerige by. Eksempelvis kan kommunesammenlægning betyde, at hovedbyen bliver den, hvor forvaltningens styre placeret.

Ikke alle større byer er samtidig hovedby i det område, de ligger i, men kan af dettes befolkning alligevel opfattes som sådan, når bestemte infrastrukturer kun findes i denne by.

I den tyske del af Schweiz er en hovedby (tysk: Hauptort) samtidig fyrstens hjemsted. Her kan en lille by være hovedby, da ikke alle kantoner har egentlige byer. Som eksempel er hovedbyen i kantonen Appenzell Innerrhoden, der i alt har omkring 20.000 indbyggere, den lille by Appenzell med kun 5.500 indbyggere (2002). I kantoner, hvor hovedadministrationen ligger i en stor by, kaldes hovedbyen samtidig hovedstad, som det f.eks. er tilfældet med Zürich. Dette gælder også for Liechtensteins hovedby Vaduz med noget over 5.000 indbyggere. I Schweiz defineres alle bebyggelser med mere end 10.000 indbyggere som en by. Mange historiske byer har væsentlig færre indbyggere. Blandt de historiske byer findes eksempelvis , og eller, mere ekstremt, og Fürstenau med færre end 100 indbyggere.

I det øvrige tysktalende område kaldes en bebyggelse (ort) for en by, når den, uafhængig af sit nuværende indbyggertal, fik tildelt byrettigheder i middelalderen. Byer eller storbyer er også de bebyggelser, som har opnået et vist, højt indbyggertal.

I Frankrig benyttes den tilsvarende franske betegnelse chef-lieu for forvaltningsstedet for enhver administrativ enhed under selv staten, (dvs. i regioner, departementer, arrondissementer, kantoner og kommuner ).

I Italien findes det tilsvarende begreb capoluogo på samme måde for forvaltningsstedet for de italienske regioner, provinser og kommuner.

I Sverige har hver af de 290 kommuner en hovedby (svensk: Centralort), som ofte har samme navn som kommunen.

Den mindste hovedby i verden er Adamstown på Pitcairn, som kun har 45 indbyggere.